Le classement des archives

Comment classer des archives pour une entreprise ?

Quel que soit la taille ou l’activité d’une entreprise, l’archivage est une grande importance. Effectivement, il est important pour toute société de classer tous ses documents, archives, données concernant l’organisation de l’entreprise (comptabilité, Gestion des ressources humaines, fournisseurs, clients), etc. pour cela, toute bonne structure doit avoir un plan de classement des archives papiers et une bonne politique de conservation de ces archives. Seulement, le problème est de savoir quels sont les bonnes façons de classer des documents pour une entreprise. Creation-d-affaires.com vous donne quelques pistes et conseils sur le sujet :

Les différents moyens de classement des archives pour une entreprise
La gestion d’archivage d’une entreprise ne se fait pas de manière hasardeuse. Il y a certains éléments à respecter afin de classer correctement toutes les données personnelles et administratives pour l’entreprise.

L’identification des documents
L’identification des archives est une étape essentielle, puisqu'elle détermine l'authenticité des documents et donc les conditions de conservation qui seront utilisées. Pour dater les documents, les authentifier et s'assurer qu'ils n'ont subi aucune modification, les professionnels utilisent généralement des techniques telles que le rayon X, le microscope, les étiquetages, le carbone et bien plus encore.
Pour avoir une idée des outils qui permettent de classer correctement les archives afin de mieux les retrouver, vous pouvez par exemple utiliser une imprimante étiquette ou, consulter notre article sur l'étiquetage pro, ou bien encore bien visiter un site fournissant du matériel d'archivage.

Stockage des archives
Le stockage des documents doit s’effectuer de manière très structurée. En effet, une bonne organisation est un gage permettent aux documents archivés d’être faciles à retrouver. La plupart des professionnels utilisent différents types de rangement :

armoire de stockage,

bac de stockage ;

boîte d'archivage,

palette de stockage,

classeur d’archive

container de stockage.

Il appartient à chaque société de choisir le type de rangement qui correspond parfaitement à sa forme et à son activité.

Classement des documents : conservation et consultation
La conservation et la consultation des documents archivés est également une étape à ne pas négliger afin de ne pas les détériorer. Pour classer chacun des archives, il est important de suivre certaines règles strictes qui permettra de mieux les sauvegarder et pour faciliter une éventuelle consultation.
Dans les centres de conservation des archives, toutes les personnes qui souhaitent consulter des documents ou des papiers archivés sont inscrites sur un registre. Les documents consultables sont protégés pour éviter de mauvaise surprise. Par exemple dans une entreprise commerciale, les produits sont étiquetés afin de les mieux les retrouvés.

Classer ses dossiers selon leur type
Qu’il s’agisse des factures d’achats, des documents personnels, il est indispensable de les classer selon leur type. Cela permet de retrouver plus facilement et directement les informations sur le même sujet, rassemblées dans un seul et même. C’est également une bonne technique pour éviter d’ouvrir tous les dossiers...
Pour faciliter le rangement, il est également intéressant de mettre des étiquettes ou des codes barres sur chaque dossier.
En grosso modo, ce sont les différentes manières de classer des archives pour une entreprise. Chaque professionnel doit choisir la technique qui lui convient le mieux.

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